Quy Trình Tuyển Dụng Nhân Sự Chuẩn

Để có một hệ thống quản lý chất lượng tốt thì doanh nghiệp cần đảm bảo người trực tiếp đảm nhiệm công việc phải đáp ứng được yêu cầu của tổ chức. Đó là lý do vì sao quy trình tuyển dụng nhân sự theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 là một quy trình vô cùng quan trọng cần được thực hiện. Và qua bài viết dưới đây, Thư Viện Tiêu Chuẩn sẽ giúp doanh nghiệp triển khai quy trình tuyển dụng một cách hiệu quả.

Bước 4: Lập kế hoạch tuyển dụng

Doanh nghiệp phải chuẩn bị kế hoạch tuyển dụng nhân sự cụ thể. Những nội dung cần có bao gồm:

Ngoài ra, mỗi doanh nghiệp có thể chuẩn bị các hoạt động khác tương ứng với lĩnh vực tuyển dụng như bài kiểm tra năng lực cho ứng viên IT, kỹ thuật, tình huống cho nhân viên sales, kinh doanh,…

Bước tiếp theo đó là đăng tin tuyển dụng để thu hút ứng viên. Hiện nay có rất nhiều cách thức để thông báo tuyển dụng rộng rãi. Bạn có thể đăng tin tuyển dụng trên:

Lưu ý: Nội dung đăng tuyển cần súc tích, đầy đủ nội dung quan trọng (ví dụ: vị trí tuyển dụng, lương thưởng, chế độ, mô tả công việc ngắn gọn, thông tin liên hệ của công ty,…). Đây là những thông tin mà ứng viên sẽ quan tâm hàng đầu. Việc này giúp thu hút cũng như khiến ứng viên nắm bắt thông tin nhanh chóng, dễ dàng hơn.

Xác minh lại năng lực và lý lịch

Và trên đây là một số thông tin cơ bản về quy trình tuyển dụng nhân sự theo tiêu chuẩn ISO. Mong rằng qua những thông tin trên, quý doanh nghiệp có thể triển khai quy trình tuyển dụng nhân sự theo tiêu chuẩn chứng nhận ISO 9001:2015 một cách hiệu quả hơn. Nếu doanh nghiệp còn gặp khó khăn trong việc cải thiện hệ thống quản lý chất lượng thì vui lòng liên hệ với Thư Viện Tiêu Chuẩn để nhận tư vấn.

Tuyển dụng nhân sự là một trong những khâu quan trọng nhất đối với một doanh nghiệp. Vì thế mỗi một doanh nghiệp đều cần xây dựng quy trình tuyển dụng nhân sự chuẩn hóa, nhằm đạt được hiệu quả tốt nhất trong việc tuyển dụng nhân sự. Cùng FSI tìm hiểu quy trình tuyển dụng nhân sự chuẩn nhất trong bài viết dưới đây.

Điều khoản 5.3 - Vai trò, Trách nhiệm và Quyền hạn của tổ chức

Trước khi thực hiện quy trình tuyển dụng nhân sự, bạn cần phải xác định rõ ràng về vai trò công việc của vị trí cần tuyển dụng. Cần phải đưa ra các mô tả công việc chi tiết và điều này phải được liên kết với quy trình kinh doanh.

Ví dụ: Khi tuyển nhân viên bán hàng có thể chỉ cần yêu cầu kinh nghiệm 1 năm nhưng khi tuyển người quản lý của bộ phận kinh doanh có thể phải yêu cầu 5 năm kinh nghiệm để điều hành bộ phận của mình thành công. Với mỗi lần tuyển dụng nhân sự mới vào công ty, sẽ có thời gian thử việc từ 1 đến 2 tháng. Thông thường, sẽ có một nhân sự cấp cao giám sát thành viên mới trong thời gian đó.

Trong điều khoản này, ISO 9001 yêu cầu tất cả lãnh đạo cao nhất phải phân công vai trò, quyền hạn và trách nhiệm liên quan để duy trì Hệ thống quản lý chất lượng của công ty và để xác định các rủi ro/cơ hội.

Không công ty nào có thể hoạt động nếu không có con người. Điều khoản 7.1.2 của ISO 9001 yêu cầu công ty xác định và bổ nhiệm nhân viên phù hợp cần thiết để thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng, kiểm soát các quy trình của mình một cách hiệu quả và cung cấp hàng hóa và/hoặc dịch vụ có chất lượng để làm hài lòng khách hàng.

Trong QMS của công ty bạn, bạn nên kiểm tra xem nó có cung cấp điều khoản để giải quyết năng lực và đánh giá xem nó có hiệu quả hay không. Trước đây trong ISO 9001:2008, điều khoản này gần giống với điều khoản 7.2 là điều khoản 6.2.1 về Nguồn nhân lực và Đào tạo và nâng cao năng lực.

Việc xác định năng lực của mỗi nhân sự trong công ty là rất quan trọng. Công ty của bạn nên phát triển, thiết lập và ghi lại một quy trình để đánh giá năng lực nhân sự hiện có.

Là một yêu cầu mới trong phiên bản ISO 9001:2015, nhận thức được định nghĩa như sau: “Nhận thức đạt được khi mọi người hiểu trách nhiệm của mình cũng như cách hành động của họ có thể góp phần đạt được mục tiêu của tổ chức”. Nó có thể tương ứng với điều khoản 6.2.2 Đào tạo năng lực và nhận thức trong phiên bản ISO 9001:2008 trước đây.

Bạn cần tìm bằng chứng cho thấy yêu cầu này được áp dụng trên toàn công ty. Đảm bảo rằng những nhân viên làm việc thay mặt công ty và có thể ảnh hưởng đến sự tuân thủ của Hệ thống quản lý chất lượng đều nhận thức được trách nhiệm và nghĩa vụ của mình.

Tóm lại, dưới đây là những điều nhân sự cần lưu ý theo điều khoản 7.3 của ISO 9001:2015

Tầm quan trọng của quy trình tuyển dụng nhân sự đối với doanh nghiệp

Bất kỳ quy trình tuyển dụng nhân sự nào cũng đều nhắm đến mục đích thu hút các ứng viên có năng lực và khuyến khích người tìm việc nộp đơn xin việc vào doanh nghiệp, tổ chức nhiều nhất. Điều này giúp bạn có thể xây dựng một đội ngũ nhân viên có tài năng và năng lực trong một thị trường việc làm eo hẹp, đồng tối ưu chi phí và cắt giảm thời gian tìm kiếm ứng viên của bộ phận nhân sự

Sơ đồ quy trình tuyển dụng được lên kế hoạch kỹ lưỡng và chu đáo giúp nhóm tuyển dụng sàng lọc, lựa chọn ứng viên phù hợp nhanh hơn trong khi vẫn tập trung vào việc thu hút các ứng viên đủ điều kiện để có được chuyển đổi tối đa.

Quy trình tuyển dụng nhân sự không chỉ phản ánh tính chuyên nghiệp của công ty mà còn giúp thu hút đúng loại ứng viên mong muốn, đồng thời tiết kiệm thời gian và tiền bạc dành cho việc xác định, thu hút, tuyển dụng và giữ chân nhân tài.

Bước 7: Phỏng vấn và làm bài test (nếu có)

Phỏng vấn là bước quan trọng trong quy trình tuyển dụng nhân sự để hai bên có cơ hội trao đổi trực tiếp và giải đáp những thắc mắc về công việc. Vì thế doanh nghiệp cần phỏng vấn ứng viên để đánh giá kỹ năng, kinh nghiệm, tính cách và thái độ của họ.

Tùy theo mục tiêu của buổi phỏng vấn và điều kiện hiện tại (nếu có), doanh nghiệp có thể linh hoạt lựa chọn hình thức phỏng vấn như:

Đa phần trong quy trình tuyển dụng nhân sự hiện nay chỉ có một vòng phỏng vấn, song một số công việc đòi hỏi chuyên môn cao có thể có các buổi phỏng vấn chuyên sâu lần 2, lần 3, hoặc hơn thế. Doanh nghiệp cũng có thể yêu cầu ứng viên làm bài test để kiểm tra năng lực kỹ hơn.

Qua quá trình phỏng vấn và làm bài test (nếu có), doanh nghiệp có thể đánh giá được ứng viên có phải là người mình đang cần hay không và ứng viên có thể thấy mình có phù hợp với công việc hay không thông qua những câu hỏi và giải đáp của 2 bên.

Thử việc là khoảng thời gian ứng viên chứng minh năng lực thực tế của mình. Nhà tuyển dụng nên quan sát kỹ về quá trình và kết quả làm việc của người ứng tuyển. Bên cạnh đó, thái độ cũng là tiêu chí đánh giá quan trọng trong thời gian thử việc.

Doanh nghiệp lưu ý xác định thời gian và mức lương thử việc đúng theo quy định pháp luật và làm rõ với ứng viên trước khi tiến hành ký kết hợp đồng thử việc. Thông thường, thời gian thử việc ở các doanh nghiệp Việt sẽ diễn ra từ 1 đến 2 tháng.

Tìm kiếm nguồn nhân sự tài năng

Xác định đúng tài năng, thu hút họ và thúc đẩy họ nộp đơn là những khía cạnh quan trọng nhất của quá trình tuyển dụng. Có thể tìm kiếm nguồn ứng  viên bằng cách quảng cáo nội bộ để tạo sự giới thiệu trong doanh nghiệp sau đó đăng tin trên các trang mạng xã hội phổ biến và ứng dụng tìm kiếm việc làm.

Các nhà tuyển dụng cũng có thể tiến hành tìm kiếm tại các hội chợ việc làm và quảng bá các cơ hội mở trên các ấn phẩm hàng đầu của ngành để tạo ra một mạng lưới rộng lớn hơn.

Nói chung, có hai nguồn tuyển dụng có thể được khai thác để tìm kiếm tài năng:

Khi các nhà tuyển dụng sử dụng các nguồn nội bộ để tuyển dụng, nó có tác dụng thúc đẩy các nhân viên hiện tại làm việc hiệu quả hơn và tối đa hóa sự hài lòng trong công việc cũng như cảm giác an toàn của họ. Việc tuyển dụng thông qua các nguồn nội bộ cũng làm giảm tỷ lệ hao hụt cùng với chi phí và công sức.

Chuyển giao: Nhà tuyển dụng có thể lấp chỗ trống ở một vị trí khác mà không có bất kỳ thay đổi nào về vai trò, địa vị hoặc mức lương của nhân viên bằng cách chuyển một ứng viên phù hợp từ trong tổ chức.

Tăng cấp bậc và lương: Vị trí tuyển dụng cũng có thể được lấp đầy bằng cách đề nghị một nhân viên có hiệu suất cao đảm nhận một vị trí cấp cao trong tổ chức để giải quyết các trách nhiệm bổ sung cùng với việc tăng lương. Điều đó giúp doanh nghiệp chắc chắn được năng lực của ứng viên và tiết kiệm thời gian cũng như chi phí tuyển dụng.

Các ứng viên trước đây: Việc lưu giữ những ứng viên đã nộp đơn trước đó sẽ tạo ra một cơ sở dữ liệu dồi dào. Có thể liên hệ với họ khi các vị trí phù hợp mở ra.

Nhân viên hiện tại: Các nhân viên trong doanh nghiệp của bạn có thể truyền bá thông tin và tạo tiếng vang trên các tài khoản mạng xã hội của họ để giúp bạn lấp đầy các vị trí tuyển dụng.

Việc tuyển dụng thông qua các nguồn bên ngoài cung cấp một phạm vi rộng có nhiều sự lựa chọn từ một số lượng lớn các ứng viên đủ tiêu chuẩn. Quá trình này diễn ra nhanh hơn nhiều ngay cả đối với các yêu cầu tuyển dụng số lượng lớn.

Quảng cáo giúp các nhà tuyển dụng xây dựng một bản sắc thương hiệu vững chắc để thu hút nhân lực hiệu quả. Bạn có thể đi theo phương pháp truyền thống bằng cách sử dụng phương tiện in hoặc sử dụng phương tiện kỹ thuật số để có kết quả tốt hơn với chi phí tốt nhất.

Trang web tuyển dụng của công ty

Một trang web nghề nghiệp có thương hiệu, truyền tải văn hóa làm việc của bạn và tích hợp với hồ sơ năng lực của công ty không chỉ giúp nhân viên tiềm năng dễ dàng ứng tuyển hơn mà còn thu hút nhân tài hàng đầu trong ngành với chủ đề chuyên nghiệp, tiêu đề hấp dẫn, nội dung hấp dẫn và nhân viên hấp dẫn video.

Các trang mạng xã hội là nơi tìm kiếm những tân binh tiềm năng, chất lượng nhất và với tư cách là một nhà tuyển dụng, bạn sẽ không muốn bỏ lỡ nguồn nhân tài khổng lồ này. Với cơ sở người dùng tổng hợp là 535 triệu, LinkedIn, Facebook và Twitter mang đến cho bạn cơ hội hoàn hảo để tìm kiếm những ứng viên có kỹ năng cao và hiệu quả cho công ty của bạn.

Trang tin, ứng dụng tìm kiếm việc làm

Các ứng dụng tuyển dụng sẽ là sự lựa chọn tuyệt vời về chất lượng CV nộp đơn. Ngoài ra đây là phương pháp giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí cũng như dễ dàng trong công tác quản lý hồ sơ ứng viên, hẹn lịch phỏng vấn, trao đổi thông tin,…

Một cuộc khảo sát của các cho thấy, 52% nhà tuyển dụng xác nhận phần khó khăn nhất là xác định đúng ứng viên từ một nhóm lớn. Bạn có thể giải quyết nút thắt tuyển dụng này bằng cách sắp xếp hồ sơ, cv dựa trên thứ tự ưu tiên như bằng cấp, chứng chỉ, kinh nghiệm liên quan, chuyên môn, năng lực kỹ thuật, v.v. Cuối cùng, bạn đừng quên đánh dấu những phần thông tin chưa rõ để có thể hỏi trong cuộc phỏng vấn.

Các ứng viên trong danh sách rút gọn bây giờ sẽ chuyển qua quá trình phỏng vấn trước khi nhận được thư mời nhận việc hoặc thư từ chối. Tùy thuộc vào quy mô của nhóm tuyển dụng và nhu cầu tuyển dụng riêng của họ, một số cuộc phỏng vấn có thể được lên lịch cho mọi ứng viên.

Sàng lọc qua điện thoại / Phỏng vấn video: Đây là một cách nhanh chóng, dễ dàng và thuận tiện để sàng lọc ứng viên. Cuộc phỏng vấn qua điện thoại hoặc video cũng là cơ hội đầu tiên để bạn để lại ấn tượng ban đầu lâu dài cho nhân viên tiềm năng của mình.

Kiểm tra tâm lý: Đây là một bước rất quan trọng của trong quá trình tuyển chọn nhân sự vì thông tin được tiết lộ từ đánh giá này sẽ giúp bạn biết liệu nhân viên tiềm năng của bạn có thực hiện và duy trì, gắp bó lâu dài với doanh nghiệp hay không

Phỏng vấn trực tiếp: Các cuộc phỏng vấn cá nhân có thể kéo dài hơn vì đây là bước cuối cùng trước khi nhà tuyển dụng đánh giá cuối cùng và đưa ra lời mời làm việc. Các cuộc phỏng vấn cuối cùng có thể được thực hiện bởi quản lý cao nhất và thường được mở rộng cho một nhóm rất nhỏ các ứng viên nổi bật. Sự lựa chọn cuối cùng nên được thống nhất ở giai đoạn này cùng với sự lựa chọn ứng viên dự phòng.

Đây là giai đoạn cuối cùng của quá trình tuyển dụng. Bạn đừng bao giờ coi đó là điều hiển nhiên rằng ứng viên sẽ chấp nhận lời đề nghị của bạn. Tuy nhiên, nếu ứng viên của bạn đã kiên nhẫn hoàn thành tất cả các thủ tục giấy tờ và chờ đợi thông qua quá trình lựa chọn, tỷ lệ chấp nhận lời đề nghị là cao.

Các công việc cần làm trong giai đoạn đánh giá và tuyển dụng:

Xác minh lại với ứng viên: Hãy kiếm tra lại một lần nữa ứng viên có sẵn sàng nhận việc.

Đưa ra lời mời làm việc: Thư mời làm việc nên bao gồm tất cả mọi thứ từ ngày bắt đầu và các điều kiện tuyển dụng đến giờ làm việc và lương thưởng trong khi đảm bảo rằng mọi chi tiết đều rõ ràng.

Khi ứng viên chấp nhận lời mời làm việc, họ chính thức trở thành nhân viên của công ty. Ngày và giờ gia nhập được thông báo cho nhân viên. Sau khi xác minh xong, các nhân viên mới sẽ được giới thiệu với tổ chức. Quá trình giới thiệu của các nhân viên  bắt đầu với từng phòng  ban một hoặc giới thiệu trên các group chat hoặc nhóm, fanpage nội bộ của công ty. Trong quá trình tuyển dụng, một bộ tài liệu chào mừng thường được trao cho nhân viên mới, và sau đó hợp đồng lao động được ký kết.

Liên hệ ngay để hiểu rõ hơn và được tư vấn thêm về chuyển đổi số:

Công ty Cổ phần Đầu tư thương mại và Phát triển công nghệ FSI

Email: [email protected]

Mặc dù Quy trình tuyển dụng không được quy định như một điều khoản hoặc yêu cầu bắt buộc trong ISO 9001 nhưng đây lại là một trong những hoạt động quan trọng giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn nhân lực, tìm kiếm nhân tài và quản lý nhân sự. Trong bài viết này hãy cùng KNA CERT tìm hiểu về Quy trình tuyển dụng nhân sự theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015.